BOA na 1 september: waarom de digitalisering van erkenningsaanvragen een slimme zet is
Op 1 september 2026 gaat het BOA-decreet volledig van start. Dan heeft elk lokaal bestuur de regie van zijn buitenschoolse opvang- en activiteitenaanbod definitief in eigen handen en staat het onder andere zelf in voor het erkennen en financieel ondersteunen van BOA-aanbieders.
Concreet: vanaf 1 september 2026 kan een bestuur de werking van zijn BOA-partners enkel nog financieren met BOA-subsidies als die partners ook effectief door het bestuur zelf erkend zijn.
Is 1 september dan een eindpunt wat erkenningen betreft? Natuurlijk niet. Want ook na die datum …
- Kunnen en zullen er nog steeds erkenningsaanvragen ingediend worden, bijvoorbeeld door organisatoren die nog geen BOA-erkenning hebben, of door aanbieders die nieuwe BOA-initiatieven lanceren.
- Blijft elk lokaal bestuur vanuit zijn regierol verantwoordelijk voor het toezicht op en de handhaving van de naleving van de erkenningsvoorwaarden door de erkende BOA-aanbieders.
- Vormen erkenningen een essentiële factor in daaropvolgende BOA-subsidiedossiers.
Een gebruiksvriendelijk, efficiënt en makkelijk systeem, enerzijds voor BOA-aanbieders om erkenningsaanvragen in te dienen, en anderzijds voor besturen om aanvragen te verwerken en erkenningen verder te beheren, is in die context zeker geen overbodige luxe.
De digitalisering van het erkenningsaanvraagproces is dan ook een logische keuze voor elk bestuur dat van zijn BOA-regie en -beleid voor alle stakeholders een succes wil maken. Ook na 1 september.
Met eGovFlow maakt je bestuur trouwens in een handomdraai werk van die digitalisering. En dit dankzij het kant-en-klare proces "BOA-erkenning": makkelijk en snel opgezet, mét uitgebreide instelmogelijkheden om maximaal te kunnen inspelen op het lokale erkenningskader van jouw bestuur.
Een gebruiksvriendelijk online aanvraagformulier voor BOA-aanbieders, gebouwd rond de zes kerndimensies zoals je bestuur die heeft ingevuld
Kerndimensies centraal in het online aanvraagformulier
- Organisatorisch beleid, pedagogisch beleid, medewerkersbeleid, toegankelijkheid, monitoring en evaluatie, verbondenheid: laat aanvragers per kerndimensie op consistente wijze invullen hoe ze aan je lokale kwaliteitsvoorwaarden zullen voldoen.
- Voeg per kerndimensie eigen vragen en/of toelichtingen toe, op basis van je eigen lokale erkenningskader.
Dynamische vraagstelling, o.a. op basis van het type BOA-aanbod, voor een formulier op maat van de aanvrager
- Vragen en/of velden verschijnen, verdwijnen of veranderen automatisch op basis van de antwoorden en de (al dan niet automatisch in- of aangevulde) gegevens van de aanvrager.
- Opvang op school, buitenschoolse opvang of buitenschoolse activiteit: elk type BOA-aanbod heeft en volgt zijn eigen vragenset. Zo krijgt de aanvrager enkel die vragen en/of velden te zien die voor hem of haar relevant zijn.
Gekende data worden automatisch in- of aangevuld
- Data uit authentieke bronnen worden automatisch opgehaald en in het formulier getoond, dankzij slimme koppelingen met Vlaamse bouwstenen zoals het Verenigingsregister.
- Zo hoeft de aanvrager heel wat velden niet meer zelf in te vullen. Wat ook het risico op fouten verkleint.
Meteen alle nodige bewijsstukken voor een volledig dossier
- Voorzie, bijvoorbeeld bij één of meerdere kerndimensies, de mogelijkheid of verplichting om bijlagen op te laden, ter staving van de erkenningsaanvraag.
- Beschik als bestuur op die manier meteen over volledige aanvraagdossiers, inclusief alle noodzakelijke bewijsstukken (brandveiligheidsattest, huishoudelijk reglement, arbeidsongevallenverzekering, vormingsattest, klachtenprocedure, ...) zoals bepaald in je lokale erkenningskader.
Een slimme backoffice die een efficiënte verwerking van aanvragen en een vlot beheer van erkenningen mogelijk maakt
Overzichtelijke backoffice
- Alle nieuwe, lopende en afgesloten aanvragen in één overzichtelijke toepassing.
- Dossiers die makkelijk en snel kunnen worden toegewezen, opgepikt en/of afgehandeld door meerdere collega’s en diensten.
Automatische detectie van dubbele aanvragen
- Doordat de aanvrager zich moet authenticeren met een digitale sleutel (bv. met eID of CSAM).
- Een extra troef van die harde authenticatie? De zekerheid over de identiteit van de aanvrager.
Uitgebreide configuratiemogelijkheden en talrijke functionaliteiten
- Zoals de mogelijkheid om dossiers met enkele klikken individueel en/of in bulk voor te leggen aan het college van burgemeester en schepenen ter goedkeuring of weigering van de erkenningsaanvragen.
- Zoals de mogelijkheid om de automatische, proactieve communicaties naar de aanvrager over de status van de erkenningsaanvraag (ontvangst, goedkeuring, weigering, …) zelf verder inhoudelijk vorm te geven.
Exportmogelijkheden in functie van rapportering
- Creëer eigen relevante overzichten voor een analyse en evaluatie van je eigen BOA-regie en -beleid.
- Exporteer dossiergegevens voor verder gebruik, zoals voor rapportering aan Vlaanderen via de registratie in de Beleids- en Beheerscyclus (BBC).
En waarom niet meteen ook je BOA-subsidies digitaliseren?
Combineer het eGovFlow-proces "BOA-erkenning" met het eGovFlow-proces "Werkingssubsidie BOA" en digitaliseer (ook) de registratie, opvolging en toekenning van je BOA-werkingssubsidies. Voor een nog betere (digitale) dienstverlening voor je BOA-partners (en voor een nog efficiëntere werking binnen je bestuur).
Enkele mogelijkheden van het eGovFlow-proces "Werkingssubsidie BOA":
- Kies tussen éénfasige flow (aanvrager dient slechts één aanvraagformulier in) of tweefasige flow (aanvrager dient later ook bijkomende gegevens op), met bijhorende opties rond moment en/of frequentie van uitbetaling.
- Maak gebruik van BOA-specifieke parameters: soorten van opvang, opvangdagen, kindplaatsen, vormingen van medewerkers, ...
- Stel vragen rond één, meerdere of alle kerndimensies.
- Bepaal welke bewijsstukken bij de aanvraag (en/of in het vervolgformulier bij een tweefasige flow) moeten worden opgeladen: financieel verslag, planningsoverzicht werking, overzicht gerealiseerde opvang, …