Open Proces Huis en eGovFlow: een inspirerende koppeling
Besturen aanzetten om procesinformatie te delen en te hergebruiken: dat is precies waar Open Proces Huis voor is opgezet. De nieuwe koppeling tussen Open Proces Huis en eGovFlow wil aan dat delen nu een stevige duw in de rug geven.
'Die koppeling leek achteraf gezien onvermijdelijk, gezien de visie die ABB en Vanden Broele delen rond het verspreiden van kennis, het delen van best practices, het hergebruiken van wat er goed werkt. Ik ken Vanden Broele als een partner die erop gericht is om lokale besturen en de Vlaamse overheid te ondersteunen, op zo'n manier dat iedereen er beter van wordt', aldus Stefanie Kerkhof, Product Manager Open Proces Huis bij Agentschap Binnenlands bestuur.
Twee procesbibliotheken, één doel
Open Proces Huis is een online toepassing waar Vlaamse lokale besturen procesinformatie met elkaar kunnen uitwisselen. 'Zie het als een deelplatform, een inspiratiebron, bedoeld om procesbeschrijvingen vindbaar, raadpleegbaar en herbruikbaar te maken, los van technologie of leveranciers', zegt Stefanie Kerkhof.
eGovFlow is dan weer de beproefde oplossing voor lokale besturen die hun dienstverlening (verder) willen digitaliseren en automatiseren, o.a. met behulp van kant-en-klare processen die makkelijk en snel geïmplementeerd kunnen worden, bv. rond burgerzaken of subsidies. 'Verwar "kant-en-klaar" hier vooral niet met "statisch". Integendeel: instelbare parameters garanderen de nodige flexibiliteit om eGovFlow-processen met minimale inspanningen aan te passen of te verfijnen op basis van de specifieke situatie van een lokaal bestuur', verduidelijkt Marieke Vlaemynck, Product Manager eGovFlow bij Vanden Broele.
Wat de overlap tussen beide platformen zo groot maakt (en waarom een koppeling niet meer dan logisch is)? Ze zijn allebei gebouwd rond procesbibliotheken die vanuit hetzelfde uitgangspunt vertrekken, namelijk dat lokale besturen op processen draaien, en dat veel van die processen een pak minder specifiek en/of uniek zijn dan lokale besturen zelf denken.
Stefanie Kerkhof verduidelijkt: 'Open Proces Huis wil besturen laten inzien dat hun eigen processen echt niet zo heel veel verschillen van gelijkaardige processen in andere besturen. 80 % van wat een bestuur doet of moet doen, komt heel hard overeen met wat alle andere besturen doen. En zelfs over die resterende 20 %, kan een bestuur zich vaak terecht afvragen of een afwijking echt wel zo nodig of belangrijk is.'
Een vaststelling die ook in de context van eGovFlow voortdurend bevestigd wordt. 'In gesprekken met lokale besturen komen we iedere keer weer tot de vaststelling dat de kloof tussen eigen processen en de bibliotheekprocessen van eGovFlow een pak kleiner is dan vaak wordt gedacht. De verschillen zitten vaak in de details, niet in de fundamenten', zegt Marieke Vlaemynck.
Open Proces Huis laat lokale besturen toe om eigen procesbeschrijvingen te uploaden als inspiratie voor anderen, ...
... om procesbeschrijvingen te raadplegen ...
... en te downloaden voor verder gebruik in de eigen organisatie.
Gedeelde processen als hefboom voor een betere dienstverlening
De meerwaarde om procesinformatie uit te wisselen en te hergebruiken is dus groot. Niet alleen voor wie gedeelde processen raadpleegt en hergebruikt (tijdswinst, inspiratie, efficiëntie, …), maar evengoed voor wie processen deelt (zichtbaarheid, validatie van de eigen aanpak, …). En vooral: in functie van de dienstverlening voor burgers, verenigingen en ondernemingen. Die wordt consistenter en herkenbaarder, als gelijkaardige processen over gemeentegrenzen heen op een gelijkaardige manier worden aangeboden.
Daar voegt Marieke Vlaemynck nog aan toe: 'Gestandaardiseerde processen halen op meerdere vlakken een cruciale last van de schouders van de besturen. Door te kiezen voor een gestandaardiseerde, maar tegelijk flexibele aanpak, kunnen de technologische risico's en onzekerheden rond digitalisering aanzienlijk worden verminderd. Standaardisatie en flexibiliteit gaan in dit geval perfect samen.'
Gedeelde (digitale) processen als hefboom voor een betere dienstverlening dus. Waarbij wat in het ene bestuur al goed werkt, niet bij elk ander bestuur opnieuw hoeft te worden uitgevonden. 'Ik geloof echt dat zoiets voor heel onze maatschappij een meerwaarde is. Anders riskeer je situaties waarbij een proces 285 keer van nul wordt uitgewerkt, en dat je 285 resultaten krijgt die in grote lijnen hetzelfde zijn. Dat zou toch gewoon zonde zijn?', zegt Stefanie Kerkhof. 'En als een partner als Vanden Broele dan mee zijn schouders zet onder een initiatief zoals Open Proces Huis, dan is dit is zeer waardevol. Als Vlaamse overheid kunnen we faciliteren, verbinden, versterken, … maar als lokale besturen niet oppikken, blijft een toepassing zoals Open Proces Huis een lege doos. eGovFlow is een toepassing die al actief gebruikt wordt door lokale besturen. De twee aan elkaar koppelen, dat brengt ons alweer zoveel verder.'
Laatste in een lange rij van koppelingen
De koppeling met Open Proces Huis past in die zin ook in een lange rij van koppelingen tussen eGovFlow met Vlaamse bouwstenen (Mijn Burgerprofiel, Documentendienst, eBox, Verenigingsloket, DOSIS, …). 'eGovFlow zet al jaren in op slimme koppelingen, o.a. met authentieke bronnen. Het resultaat: het gemiddeld aanvraagformulier via eGovFlow wordt al voor 40 % automatisch ingevuld met gekende data, een nieuwe aanvraag kan starten als kopie van een vorig dossier, en aanvragers volgen de status van hun dossier transparant op. Aan dat rijtje voegt de koppeling met Open Proces Huis nu een nieuwe dimensie toe: niet alleen data hergebruiken binnen of over processen heen, maar voortaan ook hele processen hergebruiken tussen besturen onderling', aldus Marieke Vlaemynck.
Stefanie Kerkhof vult aan: 'Het feit dat Vanden Broele enthousiast én bereid was om werk te maken van een koppeling, bewijst voor mij dat we met Open Proces Huis op het juiste spoor zitten, en dat wat we doen, echt waardevol is. De vraag voor die koppeling kwam trouwens ook van de lokale besturen zelf: dat stemt me hoopvol dat de lokale besturen op termijn een tool als Open Proces Huis nog meer zullen "vastpakken". Al was het maar omdat ze steeds meer beginnen in te zien hoe belangrijk goed procesmanagement is om als organisatie nog meer wendbaar én weerbaar te worden. Pas als je weet welke processen je hebt of nodig hebt, en hoe die processen precies draaien, kun je er slimme dingen mee gaan doen op het vlak van automatisering, digitalisering, optimalisering, …'
BPMN-processen gemaakt en beheerd in eGovFlow ...
... kunnen met enkele klikken worden geüpload naar Open Proces Huis.
Stap voor stap
Wat maakt de nieuwe koppeling vandaag al mogelijk? 'In eerste instantie kunnen besturen, die in eGovFlow hun eigen processen maken en beheren, die processen met enkele klikken rechtstreeks vanaf eGovFlow opladen in Open Proces Huis. Processen worden geüpload zonder technische parameters. Andere besturen kunnen die procesinformatie dan downloaden en hun eigen parameters toevoegen om het proces werkende te krijgen in hun eigen applicatie', zegt Marieke Vlaemynck.
Geen Big Bang dus, wel een stapsgewijze uitrol. En die is bewust, zegt Stefanie Kerkhof: 'De teams van Open Proces Huis en eGovFlow hebben een gezonde wil naar innovatie, maar delen ook de visie om de zaken stap voor stap te bekijken, om niet te gaan lopen alvorens te kunnen stappen. Ook de gedeelde visie op dat vlak maakt het zo aangenaam om samen te werken met een partner als Vanden Broele.'
En ondertussen onderzoekt het eGovFlow-team of en hoe ook de kant-en-klare processen van eGovFlow in een later stadium in Open Proces Huis kunnen opgenomen worden.
'Die kant-en-klare processen, dat zijn er ondertussen meer dan zeventig, gebaseerd op best practices van meer dan 30 lokale besturen', zegt Marieke Vlaemynck. 'En daar blijft het niet bij, want ons team van configuratoren werkt voortdurend aan nieuwe, herbruikbare processen. Binnen de bestaande domeinen zoals burgerzaken en subsidies, maar ook rond nieuwe domeinen: klachten en meldingen, vergunningen, …'
Zelf aan de slag?
Geïnspireerd door het bovenstaande? Ben je op zoek naar specifieke procesinformatie van andere besturen om je eigen processen verder op te zetten? Of wil je gewoon weten wat er allemaal al bestaat? Neem dan zeker een kijkje in Open Proces Huis.
Maar wat niet gedeeld wordt, kan natuurlijk niet gezien worden. Stefanie Kerkhof: 'Mocht elk bestuur al was het maar een paar processen delen: dan hebben we een fantastische basis waar álle besturen gebruik van kunnen maken. Alleen merken we dat er nog heel veel terughoudendheid is. Besturen denken: "Het zal niet goed genoeg zijn." Of: "Ons proces, daar gaan andere besturen niet veel aan hebben." Wat eigenlijk wel gek is, want bij ieder bestuur merken we de nood en de behoefte aan een initiatief zoals Open Proces Huis. We hopen dus dat die terughoudendheid langzaamaan zal verdwijnen naarmate er meer en meer processen worden geüpload. En op dat vlak kan de koppeling met eGovFlow drempelverlagend en versnellend werken natuurlijk, al was het maar omdat die het super makkelijk maakt om processen te delen.'