Waarom eGovFlow voor gemeente Zemst de juiste keuze is voor de digitalisering van haar erkennings- en subsidieprocessen
De (herkenbare?) context
Voor de invoering van eGovFlow werkte Zemst met een verouderd erkenningsstelsel. Zo bleven verenigingen na hun erkenning onbeperkt erkend, tenzij ze zelf meldden dat ze stopten, wat zelden gebeurde. Hierdoor had de gemeente onvoldoende zicht op welke verenigingen al dan niet nog actief waren. Bovendien waren contactgegevens moeilijk actueel te houden omdat er geen centraal systeem bestond om wijzigingen vast te leggen. Gevolg: verouderde en onbetrouwbare informatie.
Ook het subsidiestelsel van Zemst was sterk versnipperd: we hadden meer dan tien verschillende werkingssubsidies, elk met eigen voorwaarden, procedures en soms complexe puntensystemen in Excel. Zo moesten sportverenigingen meerdere subsidies afzonderlijk en op verschillende momenten aanvragen: voor werkingskosten, jeugdwerking, huur van overdekte sportinfrastructuur, kadervorming, … Dit zorgde voor heel wat rompslomp, zowel voor de verenigingen als voor de gemeentelijke diensten.
Kortom, er was overduidelijk ruimte voor vereenvoudiging en verbetering. Dus hadden we onszelf een dubbel doel opgelegd: onze verschillende subsidiereglementen stroomlijnen en een oplossing implementeren waarbij aanvragen centraal binnenkomen en volledig digitaal behandeld worden, inclusief bewijsstukken.
Voor de invoering van eGovFlow werkte Zemst met een verouderd en versnipperd erkennings- en subsidiestelsel. Er was overduidelijk ruimte voor vereenvoudiging en verbetering.
Reden 1: kant-en-klare processen mét uitgebreide configuratiemogelijkheden
Tijdens het verkennen van de verschillende mogelijkheden en pistes merkten we op dat eGovFlow precies kon bieden wat we nodig hadden om ons doel te kunnen realiseren: de uitrol van één centraal, helder en digitaal systeem dat onze erkennings- en subsidieprocessen overzichtelijk, actueel en werkbaar maakt. En dat zonder daarbij zelf een zwaar ontwikkeltraject te moeten opzetten.
Met de kant-en-klare processen van eGovFlow, die in overleg verder op onze specifieke noden en wensen werden afgestemd, combineren we de efficiëntie van standaardisatie met de flexibiliteit van maatwerk. En kunnen we daarbovenop rekenen op de ondersteuning en expertise van Vanden Broele.
eGovFlow kon precies bieden wat we nodig hadden: één systeem dat onze erkennings- en subsidieprocessen overzichtelijk, actueel en werkbaar maakt.
Reden 2: een snelle opstart
Die ondersteuning en die expertise? Die komt al meteen tot uiting bij de opstart en onboarding. Want onze reglementen pasten natuurlijk niet 100 % in de kant-en-klare processen van eGovFlow, maar die kloof werd in enkele weken zorgvuldig en werkbaar overbrugd.
Op basis van onze input ging het eGovFlow-team aan de slag om de relevante standaardprocessen verder te configureren op maat van onze specifieke eisen. Het team maakte een eerste ontwerp van de relevante processen, dat wij uitvoerig testten. Met onze feedback voerde het eGovFlow-team verdere aanpassingen door, die we vervolgens opnieuw testten.
Zo kwamen we stap voor stap tot standaardprocessen die toch volledig waren afgestemd op onze eigen reglementen. En konden we die processen in enkele weken tijd ook effectief live zetten, klaar om gebruikt te worden door burger en bestuur.
Onze reglementen pasten natuurlijk niet 100 % in de kant-en-klare processen van eGovFlow, maar die kloof werd in enkele weken samen met het eGovFlow-team zorgvuldig en werkbaar overbrugd.
Reden 3: een doorgedreven ondersteuning
Onze collega’s waren zelf ook vragende partij voor een oplossing die het proces van erkenningen en werkingssubsidies efficiënter maakte, door berekeningen automatisch uit te voeren en dossiers centraal op te slaan.
Maar zelfs dan is de introductie van een nieuwe tool altijd wel spannend. Gelukkig zat het ook op dat vlak met eGovFlow goed.
Tijdens de opstart kregen alle betrokken collega’s een opleiding en alle nodige documentatie om vlot met eGovFlow te kunnen werken. Iedereen was dus goed voorbereid.
En nu alles live staat, kunnen collega’s bij vragen of opmerkingen natuurlijk ook nog altijd bij de eGovFlow-helpdesk terecht. Die antwoordt snel op elke vraag en zoekt steeds mee naar oplossingen. Een echt topteam!
Bij vragen of opmerkingen kunnen we altijd bij de eGovFlow-helpdesk terecht. Die antwoordt snel op elke vraag en zoekt steeds mee naar oplossingen. Een echt topteam!
Reden 4: heel wat sterke functionaliteiten
Wat wij in Zemst zo goed vinden aan eGovFlow, nu we er dagelijks mee werken? Wij kunnen nu eenvoudig een overzicht krijgen van onze erkende verenigingen, inclusief hun contactgegevens en andere relevante informatie. Het is ook handig dat we makkelijk statistieken kunnen opstellen, bijvoorbeeld over het gemiddeld aantal leden en bestuursleden per vereniging.
Extra handig daarbij is dat de gegevens van de verenigingen gekoppeld zijn aan het Verenigingsregister van Vlaanderen. Met behulp van dit register kunnen we automatisch controleren of verenigingen rechtsgeldig zijn, dubbele of foutieve registraties voorkomen en gegevens actueel houden zonder handmatig onderhoud.
Daarnaast hebben we dankzij eGovFlow de digitale subsidieprocessen goed onder controle. In enkele gevallen zijn verenigingen minder vertrouwd met digitale toepassingen, maar dan kunnen we hen eenvoudig ondersteunen en zelf ingrijpen in het digitale proces waar nodig.
En ook de mogelijkheid om bulkacties uit te voeren, vinden we zeer handig. Zo hoeven we niet vijftig keer dezelfde actie te ondernemen om elke vereniging afzonderlijk te laten weten dat een subsidieaanvraag is goedgekeurd.
Ook de mogelijkheid om bulkacties uit te voeren, vinden we zeer handig. Zo hoeven we niet vijftig keer dezelfde actie te ondernemen.
Reden 5: een flinke verbetering voor verenigingen en bestuur
En door al die specifieke functionaliteiten en troeven maakt eGovFlow subsidieprocessen ook transparanter. Aanvragers krijgen duidelijk inzicht in de status van hun aanvraag, terwijl medewerkers het volledige verloop van een dossier kunnen opvolgen.
Op het vlak van rapportering zorgt het systeem dan weer voor meer overzicht en betrouwbaarheid, omdat alle gegevens centraal en gestructureerd beschikbaar zijn. Het resultaat? Een veel beter totaalbeeld van lopende aanvragen, toegezegde subsidies en gerealiseerde uitgaven.
Maar bovenal: eGovFlow helpt om de planlast te verlagen, zowel voor de aanvrager als voor de medewerker die het dossier behandelt. Door de gestroomlijnde digitale processen kan de indiening en afhandeling van een aanvraag grotendeels automatisch verlopen, waarbij manuele handelingen en dubbele invoer voor alle betrokkenen tot een minimum worden beperkt. En dat is fijn voor iedereen, toch?
Met de digitalisering van het aanvraagproces voor erkenningen en subsidies zet de gemeente een concrete stap binnen het meerjarenplan. Deze vernieuwing sluit aan bij de doelstelling om klantgerichte en toegankelijke (digitale) dienstverlening op maat van de inwoners te bieden. Door procedures te vereenvoudigen en zowel digitaal als gebruiksvriendelijk aan te bieden, verlaagt de gemeente drempels en maakt ze haar dienstverlening efficiënter, duidelijker en inclusiever.
eGovFlow helpt om de planlast te verlagen, zowel voor de aanvrager als voor de medewerker die het dossier behandelt. En dat is fijn voor iedereen, toch?
Met dank aan:
