Subsidies slim digitaliseren: workshops bevestigen de kracht van kant-en-klare processen
Lokale besturen zien de digitalisering van hun subsidieprocessen als een cruciale hefboom voor een betere dienstverlening, een efficiëntere werking en een grotere organisatiebeheersing. Toch zijn veel steden en gemeenten ervan overtuigd dat hun eigen processen zo specifiek zijn, dat het veel tijd, moeite en/of geld zou kosten om die in digitale en geautomatiseerde flows te gieten.
Net om die mythe te ontkrachten, organiseerde het eGovFlow-team de afgelopen maanden samen met POLIS en VERA meerdere workshops. Tijdens die workshops gingen tientallen lokale besturen, waaronder Assenede, Blankenberge, Moorslede, Maarkedal, Kruisem, Holsbeek, Herent, Gistel, Kraainem, ... de uitdaging aan om hun subsidiereglementen en -processen te toetsen aan kant-en-klare digitale processen die makkelijk en snel opgezet kunnen worden.
En wat blijkt? De kloof tussen de eigen processen en de flexibel instelbare bibliotheekprocessen van eGovFlow is een pak kleiner dan vaak gedacht …
"Veel lokale besturen overwegen om hun subsidiereglementen te hervormen en/of kijken naar manieren om processen te digitaliseren. Daarbij hebben ze natuurlijk heel wat vragen. Om die vragen te tackelen, zijn we met POLIS en VERA op het heel praktische idee van workshops gekomen: laten we gewoon met die lokale besturen rond de tafel zitten, en laten we samen kijken hoe en waar bestaande processen nu al matchen met de kant-en-klare processen van eGovFlow.”
De remmende factor: niet noodzakelijk de technologie
De workshops toonden aan dat de terughoudendheid van steden en gemeenten zelden enkel maar door technologische factoren is ingegeven. Ook de complexiteit van de bijhorende onvermijdelijke veranderingen is een remmer. Een subsidieproces raakt immers tal van partijen: burgers, verenigingen, bestuur, politiek, … Het balanceren van de belangen en behoeften van al die partijen bij een eventuele verandering is een tijdsintensieve (evenwichts)oefening.
“Je kan, met het oog op digitalisering, natuurlijk niet zomaar nieuwe of vernieuwde subsidiereglementen verzinnen, zonder daarbij rekening te houden met heel wat randvoorwaarden en stakeholders. En dat maakt zo’n oefening natuurlijk wel complex, maar zeker niet onmogelijk. Voor dergelijke oefeningen werken wij dan ook graag samen met gespecialiseerde partners. Zoals de experten van Baristaz, die besturen kunnen helpen om o.a. via cocreatie tot gedragen en toekomstgerichte subsidiereglementen te komen.”
De weg vooruit: een gedeelde blauwdruk voor digitalisering
Aan die complexiteit valt jammer genoeg niet te ontsnappen. Maar de gestandaardiseerde aanpak van eGovFlow neemt alvast op andere belangrijke vlakken een cruciale last van de schouders van lokale besturen.
Want door te kiezen voor een gestandaardiseerde, maar tegelijk flexibele aanpak, kunnen minstens al de technologische risico's en onzekerheden rond digitalisering aanzienlijk worden verminderd, zegt Herman Vaneeckhout.
“In plaats van het wiel telkens opnieuw uit te vinden, biedt eGovFlow gestandaardiseerde processen die gestoeld zijn op best practices van dertig Vlaamse steden en gemeenten. Instelbare parameters garanderen daarbovenop de nodige flexibiliteit om processen met minimale inspanningen aan te passen of te verfijnen op basis van de specifieke situatie van een lokaal bestuur. Die unieke benadering laat besturen dan weer toe om zich te concentreren op de inhoudelijke en organisatorische aspecten van een hervorming.”
Digitalisering: een last voor de aanvrager?
Als het tijdens de workshops over digitalisering van processen ging, bleek de bezorgdheid rond de gebruiksvriendelijkheid, de toegankelijkheid en de laagdrempeligheid voor de burger of vereniging vaak groter te zijn dan de bezorgdheid rond de impact op de eigen interne werking binnen het bestuur. Die bezorgdheid is vaak onnodig. Een doordacht digitaal proces, in combinatie met de juiste tool, biedt net concrete voordelen die het leven van de aanvrager aanzienlijk vereenvoudigen, aldus Herman Vaneeckhout.
“Zo wordt een gemiddeld aanvraagformulier via eGovFlow al voor 40 % automatisch ingevuld met gekende data uit authentieke bronnen, zoals het Verenigingsloket. Een nieuwe aanvraag kan opgestart worden vanuit een kopie van het voorgaande jaar. En misschien wel het belangrijkste: de aanvrager krijgt volledige transparantie en kan de status van zijn dossier op elk moment opvolgen. Allemaal grote wins op het vlak van dienstverlening."
De kracht van een procesbibliotheek
Voor veel workshopdeelnemers zorgde de aftoetsing van de eigen subsidieprocessen aan de kant-en-klare digitale processen van eGovFlow dan weer voor enkele aangename verrassingen.
Zo waren zij niet alleen onder de indruk van de volledigheid van de huidige procesbibliotheek, die ondertussen uit meer dan 30 processen bestaat, maar ook van de hoge mate van automatisering die in die processen aanwezig is, zoals automatische subsidieberekeningen die veel manueel werk overbodig maken.
En vooral: er was de ontdekking dat vermeend 'unieke' situaties in 95 % van de gevallen perfect passen binnen de bestaande kant-en-klare (maar doorgedreven configureerbare) subsidieprocessen van eGovFlow.
“Waar zit die resterende 5 % dan? Meestal in de manier waarop besturen subsidies bundelen of opsplitsen. Een gemeente kan bijvoorbeeld de werkingssubsidie voor een jeugdvereniging, de subsidie voor hun zomerkamp, en de tegemoetkoming voor kadervorming in één groot reglement gieten, terwijl een andere gemeente dit in drie aparte processen behandelt. Het komt er dus vaak vooral op neer om samen een logische structuur te bepalen, die werkt voor bestuur én burger én vereniging. Standaardisatie is dus geen beperking, maar een bewezen fundament voor efficiëntie.”
Tweerichtingsverkeer
Tegelijkertijd waren de workshops ook voor eGovFlow zelf van onschatbare waarde. De feedback die deelnemers gaven, hebben rechtstreeks geleid tot concrete productverbeteringen en nieuwe functionaliteiten, zoals verbeterde exportmogelijkheden voor contactgegevens en de veelgevraagde optie om een nieuwe aanvraag te starten vanuit een kopie van een vorige.
Input zoals deze zorgt ervoor dat de toekomst van eGovFlow niet berust op een interne wenslijst, maar een directe afspiegeling is en blijft van de noden en wensen van de lokale besturen zelf.
"Dergelijke workshops zijn niet alleen boeiend, maar ook heel erg nuttig, omdat ze draaien rond geven en nemen. In het geven wou ik vooral aantonen hoe toegankelijk onze processen zijn. In het nemen was het enorm verrijkend om de context van verschillende lokale besturen nog eens te horen, goed te begrijpen en ook af te zetten op het product dat wij aan het bouwen zijn. In iedere workshop leerde ik wel iets bij om een onze processen verder te verbeteren en te verrijken."
Zelf aan de slag? Vier praktische tips
De belangrijkste les uit de afgelopen workshopreeksen? De drempel naar digitalisering is veel lager dan vaak wordt gedacht. Voor lokale besturen die de stap nog moeten zetten, heeft Herman nog vier concrete, bemoedigende tips.
- Hervormen is geen vereiste. Je hoeft je huidige subsidiereglementen niet per se te hervormen om te kunnen digitaliseren. De kant-en-klare processen van eGovFlow zijn flexibel genoeg om 95 % van de bestaande reglementen, ook oudere, te ondersteunen. Een hervorming is enkel nodig als er een beleidsmatige wens is om de inhoud aan te passen, niet omdat de technologie het eist. Werkt een reglement vandaag goed, dan kan het morgen gedigitaliseerd worden.
- Begin klein. Het is niet nodig om alles in één keer te digitaliseren. Start met een beperkt aantal processen, of ga aan de slag in één dienst. Dit creëert een haalbaar, schaalbaar en vooral inspirerend verandertraject: door de meerwaarde op kleine schaal aan te tonen, krijg je de rest van de organisatie gemakkelijker mee.
- Laat je begeleiden. Je staat er niet alleen voor. Zo krijgen besturen die met één of meerdere kant-en-klare subsidieprocessen van eGovFlow starten, een persoonlijke configurator toegewezen. Die configurator helpt besturen bovendien om heel snel aan de slag te kunnen gaan. Een voorbeeld? In een sessie van één tot twee uur kan een reglement worden doorgenomen en vertaald in een werkend digitaal subsidieproces met de juiste parameters.
- Kijk vooruit. De nieuwe verplichtingen rond (deminimis) staatssteun die op 1 januari 2026 in werking treden, en de wettelijke verplichting om tegen eind 2027 alle verenigingen en organisaties in het verenigingsregister opgenomen te hebben, zijn minstens al twee facetten waar elk lokaal bestuur rekening mee moet houden als het over subsidies gaat. Door vandaag al in te zetten op de digitalisering van subsidieprocessen met behulp van een oplossing die proactief inspeelt op deze wettelijke verplichtingen, bouwt een bestuur niet alleen aan een efficiëntere werking, maar bereidt het zich ook slim voor op de toekomst.
Benieuwd om te zien hoe uw eigen subsidiereglementen en -processen verrassend eenvoudig gedigitaliseerd kunnen worden? Zin om ook eens met ons rond de tafel te zitten en samen te kijken hoe en waar bestaande processen nu al matchen met de kant-en-klare processen van eGovFlow?